广州中医药大学知识产权信息服务中心管理制度

第一部分 广州中医药大学知识产权信息服务中心管理办法

第一章  总则

第一条  为了规范广州中医药大学知识产权信息服务中心（以下简称“中心”）的管理，明确中心的业务和职责，保证中心服务质量，制定本办法。

第二条  中心严格遵守国家相关法律法规和政策，遵守学校的相关规章制度。主要职责是：为学校知识产权的创造、运用、保护和管理提供全面信息服务，支撑学校协同创新和优势学科建设，促进学校科技成果转化，同时为中医药创新提供知识产权信息服务。

第三条  中心接受服务内容范围内的委托，按照业务流程受理，不得越界越级办理业务。

第四条  中心部分业务将实行有偿服务。

第二章  业务范围

第五条  中心的服务主要内容包括：专利咨询、专利检索、专利查新、专利培训和专利信息分析等。

第三章  机构设置

第六条  中心挂靠在学校图书馆，由学校图书馆馆长担任中心主任，分管业务副馆长担任中心副主任，负责中心的总体运营和管理。由图书馆参考咨询部主任担任业务组长，负责知识产权信息服务委托的受理、分配、审核等工作。

第四章  知识产权信息服务人员

第七条  中心设置知识产权信息服务人员13人，需经过专利信息服务培训，工作业绩接受图书馆年度考核。

第五章  业务流程

第八条  中心业务办理的主要流程：项目委托——确认服务类型——填写委托单或签订该协议——受理业务——服务付费——检索与分析——完成报告——提交报告。

第六章  文件归档与用户反馈

第九条  知识产权服务档案同时以印刷版和电子版的形式归档，印刷版应具有服务人员签名并加盖公章；电子版建档长期保存。

第七章  年度总结与汇报

第十条  每年年底对当年（截止到12月31日）的知识产权服务情况进行总结，内容包括完成服务的类型、数量、时长、对象等统计，经验和教训，存在问题分析、改进意见等。

第八章  附则

第十一条  本管理规范自2019年1月起实施。

第十二条  最终解释权归中心所有。

第二部分 知识产权信息服务中心规章制度

第一章  管理制度

（一）知识产权信息服务工作必须执行国家及教育部相关知识产权信息服务规定。

（二）中心各项服务工作的开展必须严格按照业务流程开展。

（三）中心要对各项服务工作的开展进行年度自检，对查出的问题进行分析，提出改进措施。

（四）中心的所有档案、资料，包括人员、资质证书、委托单、协议（合同）、分析报告等，须统一存档保管。

（五）中心的服务工作要逐步做到科学化、规范化、法制化；人员配置和培训要突出专业方向。

第二章  业务委托及受理制度

（一）中心接受服务内容范围内的委托，按照业务流程受理，不得越界越级办理业务。

（二）校图书馆网站开设“知识产权信息服务”导航页面，为用户办理业务提供指南。设专人维护网页内容，中心主任是网页内容审核管理的第一责任人

第三章  工作制度

（一）业务流程

（二）审核流程

报告初稿完成之后，由业务组长审核，反馈给用户，进行沟通调整，最终确定，然后交由中心副主任和主任确认，完成并出具报告。

（三）知识产权信息服务必须建立在客观事实的基础上，提供可信的信息服务结论，中心最大限度地保证出具的报告客观、公正，不受委托方其它要求的干涉，包括委托方为了己方的利益需求向中心提出的希望获得具有明显目标导向性检索分析结论的要求。

（四）知识产权信息服务人员针对服务项目所做出的结论和报告内容，为直接责任人，必须有真实的文献依据，不得虚构杜撰。

（五）中心承担学校知识产权信息及相关数据文献情报的收集、整理、分析工作，为学校知识产权管理体系建立、知识产权重大事务和重大决策提供咨询、建议。

（六）中心支持学校优势学科建设，配合学校知识产权管理机构提供重大科研项目的知识产权信息服务。

（七）为学校师生开展知识产权信息相关培训。

第四章  管理模式和运行机制

（一）中心接受国家知识产权局、教育部主管部门在资源建设、人才培训、业务规范制定、交流平台搭建等方面的业务指导和支持。

（二）中心依据国家相关法律法规和服务内容，通过统一的途径和方式接收委托，按照委托类型的相关要求，与委托方协商，填写委托单或签订相关协议（合同）后，正式受理业务。由业务组长分配任务，知识产权信息服务人员接收任务后与委托方保持项目沟通，撰写报告。

（三）委托方需根据具体服务项目的需求，明确提供服务需求和相关资料，包括：专利信息、地域范围、时间区间、技术范围、申请人、发明人、申请日、公开日、分类号、关键词等。

（四）委托方不能准确提供完成知识产权服务必需提供的技术资料，或需求超出中心服务内容范围时，中心拒绝受理服务。

（五）中心所出具的所有报告需署名完成人和审核人，加盖公章后方有效。

（六）中心公章设专人管理，使用和交接需填写登记表。

（七）中心对已受理的业务，需进行登记本登记和网络登记，完成后及时结算和归档。

（八）中心部分业务工作属于有偿服务，按照国家的相关规定制定收费标准，在得到有关部门批准后执行，并可定期/不定期根据实际情况调整；每笔收费均如实登记，由学校财务处为委托方提供发票。

第五章  保密制度

（一）知识产权信息服务工作中不得将委托方的委托项目内容及报告随意透露和公开，中心人员有保密的义务。

（二）专利信息服务人员对委托方提供的技术资料、说明书、数据资料等负有保密责任，不得外传，不得侵犯其技术权益。中心及其工作人员承诺不向任何人泄露服务中的保密信息。

（三）专利信息服务报告须严格管理，不得随意外借、复制和提供给他人。

第六章  档案管理制度

（一）中心设专人管理档案，每项业务必须分类做好归档工作。

（二）档案包括纸质档案和电子档案，按照服务内容和时间顺序逐年分类整理，形成档案管理目录，实现科学管理。

（三）需要归档的资料包括：

1、所有知识产权服务项目的委托单、合同书；

2、所有知识产权服务的完成人员、审核人员；

3、知识产权服务成果，包括：检索报告、查新报告、分析报告等；

4、开展培训的时间、内容、照片，服务对象；

5、知识产权信息服务人员参加专业继续教育培训情况档案；

6、年度服务总结、计划等。

（四） 中心接受学校及相关管理部门的考核、监督、检查。

第七章  人员管理及培训制度

（一）任职条件：受聘中心的工作人员必须具备查新员（审核员）资格证，2年以上学科服务经验，硕士以上学位。

（二）开展知识产权信息服务时应当按照委托协议或者合同规定，按时、保质、保量完成。

（三）不得擅自使用公章，不得以中心名义私下接收委托出具报告。

（四）中心人员不得以中心名义举办或参与任何与中心职责无关的活动。

（五）中心有组织人员参加培训的责任，中心人员有参加培训的义务，中心每年需组织不少于一次和专利信息服务相关的集中性、系统性培训。每年需派遣每位成员参加不少于一次的分批学习或培训。

（六）中心应该有计划的安排专利信息服务人员考取并获得专利或知识产权服务相关资格。

                              广州中医药大学知识产权信息服务中心

                                           2019年1月